Ordnung ist das halbe Leben. An diese altväterliche Bemerkung fühlt sich der ein oder andere Selbständige erinnert, wenn er bei der Steuererklärung Belege, Kontoauszüge und Rechnungen heraussucht, die er über das Jahr gesammelt hat.
Hat man alles ordentlich abgeheftet und findet man alles wieder, kann sich auch bei einer sonst unliebsamen Tätigkeit wie der Steuererklärung Erleichterung einstellen. Doch Vorsicht: Handelt es sich um Kosten fürs häusliche Arbeitszimmer, könnte man damit nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs schon zu spät sein.
Dieser Text stammt aus der Frankfurter Allgemeinen Sonntagszeitung.
Ausgangspunkt des Urteils ist die Klage eines Selbständigen gegen seinen Einkommensteuerbescheid. Der Kläger hatte seine Einkünfte wie viele Selbständige per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt. Dabei werden die Einnahmen aus selbständiger Tätigkeit mit den Ausgaben verrechnet. Das, was übrig bleibt, ist der zu versteuernde Gewinn. In diesem Fall hatte der Kläger Aufwendungen für sein häusliches Arbeitszimmer als Betriebskosten deklariert. Das Finanzamt erkannte die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer jedoch nur teilweise an. Dagegen hatte der Selbständige geklagt.
Selbständige haben eine Frist von zehn Tagen
Doch sowohl das Finanzgericht als auch der Bundesfinanzhof wiesen die Klage zurück. Der Kläger hatte dem Finanzgericht eine Aufstellung seiner Kosten anhand einer Belegsammlung übermittelt und im Gerichtsprozess erklärt, er habe diese im Rahmen seiner Steuererklärung angefertigt. Während des Jahres abheften, dann in der Steuererklärung angeben: So machen es viele Freiberufler.
Im Falle eines häuslichen Arbeitszimmers verstoßen sie damit jedoch gegen die Aufzeichnungspflicht, wie die Gerichte jetzt feststellten: Kosten für häusliche Arbeitszimmer müssen einzeln, zeitnah und gesondert von den Betriebsausgaben ausgewiesen werden. Konkret bedeutet zeitnah, die Ausgabe innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Nur in Ausnahmefällen kann diese Frist auf einen Monat verlängert werden. Dabei handelt es sich nicht um eine bloße Formalie, sondern um die Voraussetzung, die Kosten überhaupt steuerlich geltend machen zu können. Ist das nicht möglich, bedeutet das im Falle der Einnahmenüberschussrechnung eine künstliche Steigerung des Gewinns, also mehr Steuern für den Freiberufler.
Dementsprechend hat das Urteil aus München hohe Wellen geschlagen. In der juristischen Fachliteratur wird es teils als überspannt kritisiert. Insbesondere sei unklar, wie eine zeitnahe Aufzeichnung von Ausgaben überprüft werden könnte. Dennoch empfiehlt der Kölner Rechtsanwalt Stefan Klein: „Freiberufler, die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen wollen, sollten das nicht erst bei der Steuererklärung angehen. Dafür müssen sie ihre Ausgaben laufend notieren.“ Geschehen könne das über professionelle Buchhaltungssoftware, aber auch über eine monatlich geführte Excel-Liste. Wichtig sei dann, nicht nur die Ausgabe selbst, sondern auch den Zeitpunkt der Eintragung festzuhalten. „Bei einfachen Excel-Listen bleibt allerdings immer das Problem, dass spätere Änderungen nur eingeschränkt nachvollziehbar sind.“
Markus Engelhardt, Steuerberater bei PwC in Stuttgart, sieht das ähnlich: „Urteile bringen oft Themen in den Vordergrund. Auch die Finanzämter schauen dann genauer hin.“ Fraglich sei, ob sich für Freiberufler die Mehrkosten für professionelle Buchungssysteme lohnen. Sinnvoll sei daher auch, Screenshots von Excel-Tabellen zu erstellen, um nachzuweisen, dass Aufzeichnungen nicht nachträglich geändert wurden. Insgesamt zahle sich Ordentlichkeit gegenüber dem Finanzamt meistens aus.
Alternativ kann eine Pauschale beantragt werden
Für Freiberufler bedeutet das Urteil zunächst einmal mehr Bürokratie. Das betont auch Peter Klotzki, Hauptgeschäftsführer des Bundesverbands der Freien Berufe: „Die Pflicht, laufende Raumkosten wie Miete oder Versicherungen binnen zehn Tagen centgenau in eine Sonderrechnung einzutragen, geht komplett an der betrieblichen Realität von Soloselbständigen vorbei.“ Besonders bitter sei, dass im Falle einer Nichtbeachtung die Kosten gar nicht angerechnet werden könnten, auch wenn sie in der Sache berechtigt sind. Das könne in der Anfangsphase einer Selbständigkeit sogar existenziell werden. Deshalb fordert der Verband das Bundesfinanzministerium auf, einen sogenannten Nichtanwendungserlass zu prüfen.
Die Pflicht, Kosten für das Homeoffice zeitnah einzutragen, mag erst einmal willkürlich erscheinen. Der Gesetzgeber will damit vermeiden, dass Freiberufler am Jahresende noch einmal durch private Belege durchgehen und überlegen, was sich vielleicht dem Arbeitszimmer zuordnen lässt, erklärt Klein. Das soll durch die zeitnahe Frist vermieden werden.
Der Rechtsanwalt verweist zudem auf die Möglichkeit, eine Pauschale von 1260 Euro für das häusliche Arbeitszimmer zu beantragen. Dann entfällt die Belegpflicht für Selbständige. Wichtig ist: Für die Absetzung eines häuslichen Arbeitszimmers muss dieses auch der berufliche Mittelpunkt sein. Das gilt für Berufsgruppen wie Anwälte oder Ärzte meistens nicht. Auch wenn Anwälte viel Zeit am Schreibtisch verbringen, ist der Gang zum Gericht der Kern der Tätigkeit, für Ärzte ist es der Patientenkontakt.
Zu beachten ist außerdem: Die besondere Belegpflicht der Ausgaben gilt nur für häusliche Arbeitszimmer, Kosten für einen externen Büroraum abzusetzen ist einfacher. Generell bleibt das Kenntlichmachen aller weiteren Betriebskosten wie Ausgaben für Fahrten, Software oder Fortbildungen von dem Urteil unberührt.
Das Finanzministerium plant keine Änderung
Für häusliche Arbeitszimmer verweist auf Anfrage der F.A.S. auch das Bundesfinanzministerium auf die entsprechende Jahrespauschale als „einfache und bürokratiearme Alternative“. Mit dem Betrag von 1260 Euro könnten die entstehenden Kosten für ein typisches häusliches Arbeitszimmer gedeckt werden, ohne dass das Finanzamt Aufzeichnungen über die Ausgaben sehen möchte. Gesetzgeberischer Handlungsbedarf bestehe daher aus Sicht der Finanzverwaltung nicht. Steuerberater Markus Engelhardt sieht das anders. „Eine Lockerung der Aufzeichnungspflichten wäre wünschenswert.“ Doch auch der Steuerberater glaubt vorerst nicht an eine gesetzliche Anpassung. Denn von der Regelung seien größtenteils Soloselbständige betroffen, die in Deutschland keine große Lobby hätten.
Freiberufler sollten also nicht auf Änderungen spekulieren und sich stattdessen fragen, welche Art der Buchführung für sie am sinnvollsten ist. Für viele erfüllt auch die einfache Beantragung der Pauschale den Zweck. Sicher ist: Ordnungsliebe bleibt auch im Jahr 2026 eine nützliche Tugend.
